Tragfähige Systeme!

In den letzten Jahren lerne ich mehr und mehr Führungskräfte aus Organisationen oder Kleinunternehmen kennen, bei denen sich in den ersten Sitzungen zeigt, wie erledigt sie sind. Völlig erschöpft, den Anforderungen immer drei Schritte hinterher und mit ausgeprägtem Verantwortungsgefühl, das durch ansehnliche Listen der nächsten Dringlichkeiten genährt wird. Und was entdecke ich, nach näherem Hinsehen? Sie erarbeiten ständig alle Abläufe neu, hängen sich in die Konflikte persönlich rein und ersetzen Strukturen durch Engagement. Es fehlt – erstaunlicherweise an vielen Orten – das Gerüst. Die Struktur. Die Abläufe.

Ich möchte Sie dazu ermuntern, Systeme einzuziehen. Verkleinern Sie Ihre Führungsspanne, indem Sie fähigen Leuten eine Bereichsleitung anvertrauen. Richten Sie ein jährliches Planungssystem ein, das von der Strategie über den operationellen Alltag bis in das Berichtswesen hinein aus einem Guss ist. Regulieren Sie wiederkehrende Prozesse mit einer Richtlinie. Das sind drei Beispiele von Dutzenden, an denen sich es lohnt, sich über Systeme zu entlasten. Das ist aufwendig, aber schon der Einrichtungsprozess ist eine ausgezeichnete Gelegenheit, Klärungen durchzuführen und überfällige Absprachen zu treffen.

Und - ich höre Sie schon – nein, damit richten Sie keine starren Strukturen ein, die dann nicht geschmeidig genug für Veränderungen sind. Wie im Bauwesen, das Stürme und tektonische Bewegungen mit bedenken muss, können auch Ihre Strukturen flexibel sein. Hier gibt es zahlreiche geeignete Kunstgriffe: Einmal im Jahr flott alle Regelungen durchsehen und alles an neue Erfordernisse anpassen. Systeme einrichten, die in sich bei veränderten Bedingungen anders funktionieren – etwa die berühmte Rücksprache bei veränderten politischen oder rechtlichen Bedingungen. Ausnahmen zulassen, die die Regel bestätigen.

In unserem letzten Business-Building-Kurs, in dem Verbesserung der Systeme immer auf der Agenda stehen, jammerten erstmal alle, als es an die Systeme ging. So viele Schwachpunkte! So viel Arbeit! Und dann rafften wir uns alle auf und fanden, dass der eine Schritt, den wir unternommen haben, um die Systeme zu stabilisieren, der größte Gewinn war. Vielleicht auch bei Ihnen? Belastbare, flexible, sinnvolle Strukturen, Abläufe und Mechanismen, mit denen Sie Ihre Leistungen und Produkte unvergleichlich geschmeidiger gestalten, überzeugender anbieten und vergnügt unter die Menschheit bringen.