Instrumente der Personalführung

Viele der Führungskräfte, die ich begleite, stöhnen über große Missverständnisse mit ihren Mitarbeitenden, ob es um deren Aufgaben oder die Einhaltung von Fristen geht, um eine unproduktive Phase oder darum, dass sie zehnmal pro Woche mit Dringlichkeiten ins Büro platzen. Wir wissen alle aus unseren persönlichen Beziehungen in Partnerschaften, der Familie oder im Freundeskreis, dass andere Menschen wunderliche Wesen sind, die die ganze Welt anders sehen als wir. Im Arbeitsleben multipliziert sich das: Erstens haben wir da ein dichtes Umfeld mit vielen Beziehungen, zweitens kommt es hier in hohem Maße darauf an, dass Dinge fortlaufend auf hohem Niveau durchgeführt werden, und außerdem ist ein erfreulicher Tag besser als ständige Reibungen. Meiner Ansicht nach müssen wir alle viel besser verhandeln lernen, und dazu gibt es wunderbare und bewährte Instrumente der Personalführung: Stellenbeschreibungen. Jahresgespräche. Jours fixes. Um mal drei gute zu nennen, die in unterschiedlicher Weise schriftliche Vereinbarungen und Gesprächsformate verbinden.

Stellenbeschreibungen zeigen die Einbettung der Stelle in der Linie auf, umreißen Stellenziele, nennen, wo das zutrifft, die Führungsaufgaben, die Fach- und Sachaufgaben, die Gremienmitwirkung. Die Erstellung oder auch aktuelle Anpassung ist eine ideale Gelegenheit, Erwartungen und Vorstellungen deutlich zu machen und abzugleichen und sich gerade bei Missverständnissen zu den Aufgaben zu einigen, wie die Anforderungen erfüllt werden. So ein Gespräch kann manches zutage fördern, seien es falsche Versprechungen, die jemandem im Einstellungsverfahren gegeben wurden, seien es sinnvolle Vorschläge zur Stellengestaltung, die sich im Arbeitsalltag entwickeln. Darüber muss man schon mal reden.

Einen viel größeren Raum bietet das Jahresgespräch; es spannt den Bogen vom Rückblick auf abgeschlossene Projektphasen über die Qualität der Zusammenarbeit bis zu Entwicklungsperspektiven. Und der jour fixe, ein regelmäßiger Gesprächstermin zu zweit von 30, 40 Minuten alle ein, zwei Wochen erlaubt es, flott alle dringenden Angelegenheiten vom Tisch zu arbeiten.

Meine Klienten bekommen enorme Verbesserungen des Betriebsklimas mit diesen Instrumenten hin – meistens sind sie zum Teil vorhanden, sie möchten sie aber systematischer einsetzen. Lernen wir es doch mal, richtig gut zu verhandeln. Zum Beispiel mit diesen drei Verfahren, die ihresgleichen suchen, was Fairness, Aufrichtigkeit und strategisches Potential betrifft.