Zeitmanagement

Unglaublich, wie viele Bücher es gibt, die Werkzeuge zu diesem Thema anbieten. Dabei ist es natürlich Unsinn, zu meinen, die Zeit könne „gemanagt“ werden. Aber gut, auch ich habe mich natürlich schon sehr viel gefragt, wie ich denn nun besser mit meiner Zeit umgehen könnte und mir in den letzten zwanzig Jahren viele nutzreiche Techniken angeeignet. Heute verbringe ich den größten Teil meiner Tage selbstbestimmt – das war es, worauf es mir ankam. Entweder ich tue etwas, was ich als sinnvoll erachte oder es ist angenehm; das meiste ist beides.

Jede dieser Zeitmanagement – Techniken lässt sich auf drei Grundbegriffe zurückführen.

Der erste ist Effizienz. Effizientes Arbeiten erlaubt die Erledigung jeglicher Vorgänge in möglichst kurzer Zeit; in jedem Fall stehen Aufwand und Ertrag in einem erfreulichen Verhältnis zueinander. Effiziente Sitzungsvorbereitung gibt allen, die daran teilnehmen, alle Informationen, die sie brauchen, und zwar so rechtzeitig, dass sie sie noch lesen können. Der Tagesordnung ist zu entnehmen, was hier besprochen und entschieden werden soll, und sie schlägt einen Zeitrahmen vor, der der Bedeutung der Entscheidung gerecht wird. Eine effiziente Sitzungsleitung steuert zügig und freundlich durch den Zeitplan oder unterbietet ihn.

Der zweite Schlüsselbegriff ist Effektivität. Effektivität hat die angestrebten Ziele im Auge und bewertet Maßnahmen danach, ob sie zu diesen führen. Die Sitzung könnte zum Beispiel der Entscheidung über die Annahme eines Auftrages dienen. Da sich viele an der Durchführung des Auftrages beteiligen werden, ist eine gemeinsame Abstimmung angemessen, weil sie motiviert und alle wichtigen Informationen zusammengetragen werden. Wenn auf dieser Grundlage Argumente für und gegen die Durchführung abgeglichen werden und eine gut abgewogene Entscheidung gefällt wird, ist die Sitzung effektiv.

Und schließlich stellt sich die Frage nach Prioritäten. Entspricht die Anfrage, über die an der Sitzung entschieden wurde, den Prioritäten der Organisation oder bedient sie einen Nebenschauplatz? Liegt auf der Hand? Vor zwei Monaten wurde beschlossen, Aufträge dieser Art nur noch durchzuführen, wenn sie gleichzeitig die Regionalkompetenz der Organisation erhöhen? Dieses Angebot bedient aber nur deutsche Stakeholder?

In diesem Fall gehört das Thema natürlich nicht auf die Tagesordnung, sondern in den Papierkorb. Und Sie wenden sich getrost Ihren Prioritäten zu.

Und noch ein Hinweis, Sie ahnen es: Eine starke Orientierung auf Ihre Prioritäten bringt Sie entschieden am schnellsten voran. Dem ordnet sich Effektivität unter, denn da schauen Sie auf das Verhältnis von Zielen und Maßnahmen. Erst dann zählt Effizienz.